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就業規則変更(改正)のポイント

なんでも変更できるの?

社員に有利な内容に変更する場合は、全く問題ありません。いつでも可能です。

法改正の場合も、特に問題にならないはずです。

しかし不利に変更する場合は、「不利益変更」と呼び、会社から一方的にはできないことになっています。「一方的にできない」、というのは、会社の勝手気ままを許さない、という意味です。

つまり不利益変更にはそれなりの合理性が求められるということです。

合理性は、その変更内容、必要性、不利益の程度を総合的に考慮して判断されます。

会社の経営状況が急激に悪化した、さまざまな企業努力をしたにもかかわらず、やむを得ず「不利益変更」に至った、というプロセスが必要になります。

この合理性を満たした上で、社員との合意を取ることが理想です。しかし社員数によっては、全員の同意を得ることは非常に難しいことです。

そのため、仮に個々の同意が取れなくても、就業規則は社員を拘束する性質がありますから、不利益変更に高度の合理性があれば、社員は従わなくてはなりません。

不利益変更として、就業時間が長くなる、休日が減る、退職金制度がなくなる、その他いろいろ考えられますが、不利益変更を求める場合は、変更する理由、その必要性、緊急性、変更したことで与える影響を具体的に示して、きちんと説明しましょう。

原則は、「個別に同意を求める」ことです。できれば同意書を作成しておくと安心です。

就業規則変更時のポイント

不利益変更するときは、社員さんと十分に話し合うことがまず必要です。説明会を開く、社内報で詳しく情報提供する、管理者は協力して部署ごとに話し合う機会を作ります。とにかく理解してもらうことです。

しかし一方的に社員さんが不利になる条件を提示するわけですから、すぐに理解してもらえないかもしれません。そのときは、いくつか会社側が譲れる条件を用意する必要があります。

提案例
就業時間を長くする、休日が減る

当分の間は現状と同じ、○ヶ月後から実施する。ボーナスを今後○年間○○%増しで支給する。

○年間の間、給与○%上乗せ支給する。実施期間を○年の有期とする。

退職金制度がなくなる

一時金として、これまでの既得権を精算する。

実際に退職金制度廃止は○年後からとする。今後○年間は給与に加算手当を支給する。

このように、運用する前に猶予期間を持つ、一定期間のみの変更とする、不利益を受け入れやすいような利益案を提案することを検討しましょう。

社員さんの理解が得られたら、いよいよ変更です。

どんな内容に変わったのか、分かりやすく新旧を一覧にしてもよいですし、最新版として、就業規則全文を新しく2部届出しても良いでしょう。

今後のことを考えますと、変更履歴が分かる書面を作成しておかれると、担当者が変わっても対応が簡単です。いつ、どんな変更をしたか?明確ですとそれに関わる他の規定に影響が出ないか?というチェックも可能になります。

一部の変更だからといっても、もちろん社員への周知も忘れてはなりません。

就業規則変更届を作成しましょう。

作成時と同じ要領です。労働者過半数代表者を選出します。そして変更した就業規則に対して、改めて意見書を作成した後、表紙になる「就業規則変更届」を2部作成し、会社印を押します。

最新版を届出する場合、就業規則とすべての諸規程を正副2部作ります。

そして管轄の労働基準監督署へ届け出ます。

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